När lagstiftningen kring ägar- och ledningsprövning för fristående huvudmän skärptes 2019 ställdes Sveriges kommuner inför en stor administrativ utmaning. I Vallentuna valde barn- och ungdomsförvaltningen att möta de nya kraven genom ett mer systematiskt och automatiserat arbetssätt med hjälp av Roaring. Resultatet? Bättre underlag, drastiskt minskad handläggningstid och förmågan att upptäcka risker tidigt. Tjänsten används inte bara vid ägar- och ledningsprövning av nya huvudmän utan även som stöd i den löpande uppföljningen och tillsynen av redan godkända huvudmän och dess verksamheter.

Från manuellt pussel till automatiserade rapporter

Innan Vallentuna kommun implementerade Roaring i augusti 2025 var arbetet med att kontrollera fristående förskolor en tidskrävande process. Jeanette Yde, kvalificerad handläggare vid barn- och ungdomsförvaltningen, beskriver en reaktiv vardag där information behövde hämtas från en mängd olika källor för att få en helhetsbild av bara en huvudman.

”Det byggde på informationsinhämtning från olika kanaler: bland annat Skatteverket, uppgifter om juridisk förekomst, årsredovisningar, kreditvärdighet och information från Bolagsverket. Det tog mycket tid att bara samla in och sammanställa det som var relevant för vår bedömning,” förklarar Jeanette.

Ett koncernträd blir relevant när ägarstrukturen är mer komplex. Vid mer komplexa ägarstrukturer kunde informationen finnas tillgänglig i offentliga register, men det var tidskrävande och svårt att följa ägarleden manuellt. I vissa fall kunde kommunen även få in handritade kartor från huvudmännen. 

“Det är inte helt enkelt att följa en egenritad skiss. Nu ser vi direkt om en person har ett väsentligt inflytande i andra bolag där vi behöver göra ytterligare kontroller,” säger Jeanette.

Tidigare ökade också det manuella arbetet risken för fel.

"Vi utgick från en checklista som vi prickade av och gjorde alla sammanställningar själva i excel. Nu räcker det med en rapport från Roaring. Det blir dessutom mer likvärdigt när man har underlag som ser likadant ut i varje enskilt fall. Risken att missa relevant information minskar,”

Jeanette Yde. kvalificerad handläggare vid barn- och ungdomsförvaltningen.

Automatisering som skapar handlingsutrymme

I stället för manuell hantering hämtar Jeanette informationen via Roaring Lookup, som sammanställer en rapport och kontrollerar den mot förinställda riskindikatorer.

”Systemet ersätter inte den bedömning kommunen gör, men det ger ett samlat underlag. Om allt lyser grönt i rapporten från Roaring vet jag att grundläget ser bra ut. Det sparar mycket tid och hjälper mig att direkt identifiera vilka ärenden som faktiskt behöver en fördjupad granskning,” förklarar Jeanette.

Enligt lag ska huvudmännen anmäla förändringar i styrelsen till kommunen inom en månad. 

“Det var omöjligt för oss att hålla koll på det tidigare. Nu får jag en notis direkt när en ändring sker hos Bolagsverket. Då kan jag skicka en vänlig påminnelse till de huvudmän som missat att informera. Vi har stenkoll,” berättar Jeanette.

Det handlar inte bara om kontroll, utan också om att skapa bättre förutsättningar för dialog med huvudmännen. När kommunen får information om förändringar tidigt kan man följa upp, ställa rätt frågor och vid behov påminna om de krav som gäller. Roaring har också underlättat samarbetet mellan olika funktioner inom kommunen. I dag kan årsredovisningar hämtas direkt via Roaring Lookup och delas med ekonomiavdelningen, i stället för att invänta handlingar via post eller separata utskick.

En lagändring 2019 skärpte kraven på ägar- och ledningsprövning avsevärt. Det nya arbetssättet med Roaring har gjort det möjligt för Vallentuna att både möta kraven och lägga tiden där den bäst behövs.

”Tidigare sammanställde vi information. Nu kan vi istället följa den över tid och arbeta mer proaktivt. Det ger bättre förutsättningar att bedöma var vi behöver göra en riktad tillsyn eller kontrollera något närmare. Om Skolinspektionen skulle fråga hur vi arbetar kan vi tydligt visa vilka kontroller vi gör, vilka delar vi tittar på och att arbetssättet är likvärdigt. Informationen finns samlad i Roaring och kan tas fram med några få klick,” säger Jeanette.

Oavsett kommunens storlek kan manuell bevakning snabbt bli både tidskrävande och svår att hålla samman. För Jeanette har det nya arbetssättet varit avgörande för att skapa bättre överblick och kontinuitet i arbetet med kontrollerna.

”Att ha allt på ett och samma ställe är oslagbart. Om man vill ha ett mer strukturerat och systematiskt arbetssätt, då är detta rätt väg att gå,” avslutar Jeanette Yde.

‍