Kundkännedom Redovisning

Guide: Penningtvättslagen för redovisning

Några steg du behöver se över i verksamheten för att säkerställa compliance, inkluderar:

• Göra en allmän riskbedömning av hur den egna verksamheten kan utnyttjas för penningtvätt eller finansiering av terrorism, och skapa rutiner för hur du ska hantera dessa risker;
• Dokumentera rutiner och riktlinjer avseende dina åtgärder för kundkännedom, övervakning, rapportering och för behandling av personuppgifter;
• Upprätta en särskild riskbedömning avseende varje enskild kund (så kallad kundriskprofil);
• Identifiera och ha en god kännedom om dina kunder (kundkännedom);
• Övervaka pågående uppdrag och enstaka transaktioner i syfte att upptäcka avvikande aktiviteter och därefter, i förekommande fall, fördjupa granskningen av omständigheter som kan tyda på penningtvätt eller finansiering av terrorism;
• Rapportera misstänkta fall av penningtvätt och finansiering av terrorism till Finanspolisen;
• Bevara handlingar och uppgifter avseende kundkännedom, övervakning, och rapportering i åtminstone 5 år;
• Fortlöpande ge anställda relevant utbildning och information på området;
• Vidta åtgärder för att skydda anställda från hot eller fientliga åtgärder;
• Upprätta en intern kontroll i syfte att kvalitetssäkra arbetet mot penningtvätt och finansiering av terrorism.

Så här kontrollerar du kunden

Enligt lag ska du genomföra och kontinuerligt uppdatera en riskbedömning samt kundkännedomskontroll om varje kund. För att skapa ett ramverk för riskbedömnning och -hantering för din verksamhet, rekommenderar vi att ta en titt på mallar från exempelvis Länsstyrelsen. Kundkännedom för redovisning behöver inte vara svårare än så här i stora drag!

Vad ska en kundkännedomskontroll innehålla?

• Identitetskontroll
• Riskbedömning & klassificering
• Kontroll mot PEP- & Sanktionslistor
• Kundkännedomsfrågor
• Verklig huvudman

Identitetskontroll

Ett av kraven innebär kontroll av kundens identitet, samt dokumentation hur detta har genomförts. För företag krävs ett registreringsbevis som inte är äldre än 1 månad. Vid upprättandet av en ny affärsförbindelse kan det vara värt att ta en närmare titt på om personen från företaget har rätt att teckna firman också.

Riskbedömning & klassificering

Enligt ert ramverk för riskbedömning, krävs att ni dokumenterar i vilken kategori ni klassificerar kundens risk - låg, medel eller hög. Denna ska utgå ifrån er allmänna riskbedömning men även specifikt utifrån varje enskild kunds verksamhet och förutsättningar.

Kontroll mot PEP- & Sanktionslistor

Om en person finns med på en sanktionslista eller klassas som politiskt exponerad, kan riskerna med affärsförbindelsen öka. Kundens representanter, så som verkliga huvudmän och styrelsemedlemmar, bör därför kontrolleras mot dessa register.

Kundkännedomsfrågor

Affärsförbindelsens art och syfte, var kapitalet i transaktionen kommer ifrån och mycket mer behöver alltid besvaras vid en affär. I vårt verktyg för kontroller - Roaring Web - har vi tagit fram färdiga frågemallar för redovisning och revision, som kan fyllas i direkt digitalt.

Verklig huvudman

Vem som ytterst kontrollerar ett bolag kan tydliggöras i information om de verkliga huvudmännen, varpå detta måste kontrolleras för att uppnå kundkännedom. Du kan även kontrollera alternativa verkliga huvudmän med Roaring Web, som även visar minoritetsdelägare.

Om verkliga huvudmän har andra bolagsengagemang i någon form, bör även dessa företag kontrolleras i tillägg till personen. Data som finansiell information (är bolaget finansiellt välmående?), vilken bransch verksamheten tillhör och övriga representanter för bolaget är bara några av sakerna man bör och kan titta på vid djupdykning.

Läs mer om kundkännedomskontroller.

Varningsflaggor

Som revisor och redovisningskonsult gäller det att vara vaksam på vissa uppenbara varningssignaler, som kan indikera att kunden är involverad i penningtvätt eller finansiering av terrorism. Nedan listar vi några exempel:

• Det är svårt att kontrollera kundens eller dess företrädares identitet och/eller kontaktuppgifter. Exempelvis om kunden är ovillig att ge detaljer om sin identitet, använder en postbox och/eller har vaga adressuppgifter.
• Kunden kan endast tillhandahålla en kopia av pass och/eller identitetshandlingar. 
• Kunden använder utländska identitetshandlingar som är kända för att ofta vara förfalskade eller som är svåra att verifiera i samband med kundkontroll. 
• Kunden är etablerad i ett land utanför EES som EU-kommissionen har identifierat som ett högriskland. 
• Kunden eller kundens verkliga huvudman är en person i politiskt utsatt ställning (en s k Politically Exposed Person eller PEP), en familjemedlem eller känd medarbetare till en sådan person. 
• Affärsförbindelse som etableras på distans och/eller där ställföreträdaren/ombudet inte är personligen närvarande. Exempelvis där kunden gett en annan person fullmakt att företräda hen. 
• Kundens företrädare har tidigare varit aktiv i flera kortlivade företag.
• Misstänkta bulvanförhållanden där det verkar som om kunden handlar för någon annans räkning. Exempelvis om kunden har sällskap eller verkar övervakas vid kontakter