Automatisering av processer inom ett företag resulterar vanligtvis i effektivitet och förbättring, vilket i sin tur leder till att företaget sparar både tid och pengar. Men för att vara säker på att din automatiseringsresa leder till dina önskade resultat finns det några viktiga fällor och misstag du behöver undvika från början.
Tre fällor att undvika när du automatiserar processer i ditt företag
Brist på automatiseringsstrategi
Utan en strategi kommer du sannolikt att spendera för mycket tid och pengar på ett slutresultat som inte kanske matchar din ursprungliga vision. Så för att komma igång, vad är målet med din processautomation? När du väl har definierat dina mål och tagit reda på vilka problem du vill lösa är det dags att välja en process som sannolikt hjälper dig att nå ditt mål. Till exempel, om du vill öka försäljningen eller minska bortfall, kanske du vill titta på din process för onboarding av nya kunder.
Din strategi bör innehålla beskrivningar av följande grunder:
Måldefinition - Vad vill vi uppnå genom att automatisera? Hur mäter vi det?
Processkvalitet - Hur gör vi dessa processer effektiva, effektiva och hur håller vi dem uppdaterade framöver.
Processövervakning - Hur ser installationen ut för vår övervakning av processerna? Vem ansvarar för att upprätthålla processkvaliteten efter implementeringen?
Datastyrning - Vilka uppgifter behöver vi samla in för att automatisera? Var kan vi få det ifrån? Hur verifierar vi uppgifterna? Vem ska ha tillgång till de uppgifter vi samlar in?
Applikationer och implementering - Vilka verktyg behöver vi för att implementera och upprätthålla vår automatisering?
Färdigheter och människor - Har vi rätt kompetens "in house" eller behöver vi ta in konsulter, anställa nya utvecklare eller processledare?
Med denna ram bör du ha en god förståelse för var du ska börja i din automatiseringsresa.
Granskning & Kommunikation
En intern granskning och genomgång är mycket viktig när det gäller att prioritera korrekt och skapa en effektiv arbetsprocess. Låt oss till exempel säga att du har definierat ditt mål, att minska manuellt arbete hos din compliance-avdelning. En intern granskning bör då börja med att se vad avdelningen tillbringar större delen av sin tid med, vilka spärrar och hinder som finns för ett smidigare arbetsflöde och genomföra intervjuer med personalen.
Detta ger dig en tydligare förståelse för ”vilka frukter som hänger lågt” och vilka processer du ska prioritera för att uppnå ditt mål så effektivt som möjligt. Mål, strategi och process ska också kommuniceras inom företaget, så ofta och tydligt som möjligt. Detta hjälper till att skapa acceptans kring din automatiseringsprocess.
Skalbarhet
Om du börjar litet: se till att kapaciteten kan ökas med tiden. Om du bara automatiserar delar av en process, eller bara inom vissa avdelningar, finns det en stor risk att du skapar små isolerade områden, som inte kan byggas på. Investera i system som du kan fortsätta att stärka och skala, företaget ska ses som en enhet där alla delar ska kunna samarbeta.
Att använda en skalbar teknik spelar en mycket viktig roll i detta, särskilt i större organisationer med olika avdelningar och system på plats. Om du kan anpassa samma principer för din automatisering till andra delar av din organisation har du en "vinn-vinn-situation". Därför bör du ta dig tid att utvärdera de olika alternativen först innan du går vidare med en viss teknologi.
